Rețeta unui eveniment de succes:Golden Tulip Times și mult interes

Rețeta unui eveniment de afaceri reușit? Simplu – eu și hotelul Golden Tulip Times.

La prima vedere puteți spune că nu prea mă dă modestia afară din casă, dar eu vă voi demonstra că sunt convinsă de ceea ce zic, pentru că  ” What I see – I remember (Ceea ce văd – ţin minte)”.

Nu am cum să uit experiența avută toamna trecută, când la Golden Tulip Times  am organizat o nuntă de poveste, nuntă desfășurată sub semnele eleganței, profesionalismului, calității și a bunului gust, atribute definitorii ale oricărui eveniment  organizat în această locație.

Nu știam atunci că voi reveni foarte repede la ei, cum nu știam nici că reușita acelei acțiuni a ajuns până la urechile managerului general al firmei unde lucrez.

Aveam să aflu acum câteva zile, când m-a chemat la dumnealui în birou, fapt  surprinzător, pentru că de obicei dispozițiile le dă în scris prin departamentele specializate, nu în mod direct.

Toată discuția a durat câteva minute, timp în care eu am trecut prin toate stările posibile.

“Doamnă, am aflat că vă pricepeți de minune să organizați evenimente speciale”

Upss! Să știi că se însoară boss-ul! Am încurcat-o, să vezi pretenții acum! Nu-i bai! Sun imediat la Golden Tulip Times și le rezolvăm pe toate.

„Fiindcă șefa de la marketing este în concediu, vă las onoarea să organizați workshop-ul pentru stabilirea noilor strategii de creștere a cifrei de afaceri în contextul reducerii T.V.A – ului. Aveți în această mapă decizia, datele de contact ale tuturor managerilor participanți, bugetul alocat evenimentului. Termen, o săptămână! Aveți ceva de spus? Nu? Atunci succes!”

Nu, nu aveam nimic de spus, deși tare îmi venea să zic ceva de genul: dacă-i ordin, cu plăcere! Ce să mai spui când ești pus în fața faptului împlinit? Și, oricum, mândria mea de profesionist nu m-a lăsat să spun că habar nu am cum se organizează un astfel de eveniment.

Trebuia să mă descurc! Și m-am descurcat, trecând totul pe un check list, pentru că primul pas în reușita unei eveniment este o planificare riguroasă a tuturor detaliilor, detalii care la sfârșit vor face diferența.

  • PLANIFICAREA –  prin care am stabilit de ce anume vor avea participanții nevoie pentru ca întâlnirea să fie un succes.
  •  Participanți: 33 de participanți, manageri în puncte de lucru existente cam în fiecare județ, plus șoferii care-i vor aduce, plus persoana mea care va fi un fel de The Shadow ce va urmări ca totul să iasă perfect.
  • Pasul 2 – alegerea orașului, a datei și a locației unde se va tine conferința. Aici nu a trebuit să mă gândesc prea mult deoarece „Conform unui studiu condus de Universitatea Centrala din Florida, oamenii tind să ia decizii bazate pe experiența anterioară în situații asemănătoare

Experiența mea anterioară era legată de hotelul Golden Tulip Times din București, unde organizasem acea nuntă de mare răsunet.

10411803_10153996727680561_1952166912735746645_n

Deci în situația asemănătoare nu puteam alege decât București, capitala fiind la o distanță aproximativ egală față de toate punctele de lucru și hotelul Golden Tulip Times, hotel despre care știam deja că va mulțumi chiar și pe cel mai pretențios manager, atât prin aspect și amplasare cât și prin profesionalismul echipei ce lucrează acolo, fiind o locație de clasa business din centrul financiar al Bucureștiului.

  • Cazarea: Golden Tulip Times, 7-9 aprilie, două nopți, check-in începând cu ora 14 în 34 camere de tip superior și 15 camere standard  pentru șoferi. Participanţii la eveniment pot parca maşina în parcarea hotelului, iar dacă vin cu trenul vor avea trecute pe invitație harta și mijloacele de transport până la hotel.
  • Am făcut împărțirea pe camere pentru a nu se pierde timp la sosire. Am avut de unde alege întrucât camerele sunt single, duble twin si matrimoniale, camere pentru fumători sau nefumători precum și camere special amenajate pentru persoanele cu dizabilităti.
  • Camerele sunt primitoare, decorate în culori calde, mobilate într-un stil modern și echipate complet, având toate facilitățile pentru un confort sporit necesar unui om de afaceri.

 

room

În holul de la recepție voi aranja masa de primire a oaspeților, cu apă, suc, prăjituri uscate. Aici participanții vor găsi programul de desfășurare al întrunirii și pliante cu descrierea locației.

  • set01  Masa – Restaurant Good Old Times. În privința mesei nu–mi fac griji atâta timp cât există acolo Constantin Ianculescu, chef Titi, și echipa lui de patru stele, ce vor încânta oaspeții cu preparate rafinate și pline de savoare.

slingslide5

Prima zi: ora 18 – Cocktail party – se vor servi gustări, tartine, fursecuri, fructe. Va exista  un  bar-bufet cu băuturi alcoolice, sucuri, apă minerală și plată.

Ziua a doua: orele 7-9 – mic dejun inclus în prețul camerei, 13 -15 – masa de prânz – ciorbe,supe, felul 2, desert, apă plata, sucuri. Cina – Ora 20  – seară festivă în stil tradițional românesc. Se vor servi băuturi aperitiv, gustări, fel principal, desert, vin, apă, suc. Program de divertisment.

Ziua a treia – mic dejun inclus în preț, program de voie pentru vizitarea împrejurimilor.

Check aut – ora 12. Fiecare participant va primi la plecare, pentru drum, sandviciuri, apă, fructe.

WorkshopStabilirea noilor strategii de creștere a cifrei de afaceri în contextul reducerii T.V.A –ului.

Workshop-ul va începe în ziua a doua, la ora 9,30, în Centrul  de Conferințe situat la etajul 9, sala “Panorama“, sală elegantă, cu lumină naturală, cu aer condiționat,de la ferestrele căreia se vede Casa Poporului și panorama deosebită a împrejurimilor. Lucrările  întâlnirii de afaceri se vor desfășura între orele 9,30 – 12,30 și după masă, între orele 15 – 17, cu pauze pentru cafea.

60c415a915e2e82b4016fc97223edc21

Mesele vor fi aranjate în forma de U. Pe masă vor exista sticle cu apă minerală plată și carbogazoasă, pahare, mape de lucru și pixuri personalizate cu numele hotelului.

Nu trebuie să-mi fac griji în privința logisticii pentru că sala are tot echipamentul tehnic necesar: videoproiector, proiector, ecran de proiecție, flipchart, tablă albă, conexiune internet Wi-Fi, DVD-player, sistem sound cu microfon.

Ora 11 –   Pauză de cafea în care se vor servi: cafea filtru cu/fără cofeină, cu zahăr sau zaharină, ceaiuri, apa minerală/plată, patiserie dulce. Cei ce vor să fumeze au la dispoziție terasa restaurantului.

ora 17 – Sfârșitul ședinței de lucru, care va fi un succes atât prin strategiile adoptate cât și prin modul de organizare.

Reiau lista încă odată, pentru a vedea dacă nu am omis ceva. Este mai bine să previi decât să te trezești cu vreo surpriză neplăcută, deși atâta timp cât îi am alături pe cei de la Golden Tulip Times totul va fi perfect.

Și totuși am uitat să notez un ingredient foarte important: investiția sufletească. Toate ies perfect când pui suflet în ceea ce faci!

Final steps for today – plec să-mi iau delegația pentru discuția preliminară cu prietenii mei, partenerii de la Golden Tulip Times.

8888-golden-tulip-times-300x107

Update  – După acest eveniment reușit, domnul manager general m-a chemat la dumnealui în birou. Nu, nu  vroia să facă o nuntă! Mi-a înmânat zâmbind o decizie pe care scria: „Prin prezenta decizie,doamna M.C este numită șefa serviciului marketing…”, spunându-mi zâmbind: “Succes! Ai ceva de obiectat?”  De data asta am răspuns sincer: „Dacă-i ordin, cu plăcere!”

Articol scris pentru Spring SuperBlog 2016

 

 

 

 

8 thoughts on “Rețeta unui eveniment de succes:Golden Tulip Times și mult interes

  1. Pe mine m-ai convins!
    Intai nunta, acum evenimentul .
    Ambele au iesit minunat!
    Felicitari, Maya! Daca voi avea nevoie sa organizez un eveniment,la tine am sa apelez!
    Sper sa o faci tot la Golden Tulip Times!

    Mult succes in continuare!

    • Mulțumesc, Marius!Contează pe mine, dar și pe echipa de la Hotel Golden Tulip Times!

  2. O organizare atenta si sobra.Asa cum trebuie. Ar trebui sa te delegam,Maya, sa organizezi intalniri de afaceri si de serviciu si pentru distinsii parlamentari.Poate asa nu le vor mai confunda cu vacantele… Felicitari!!!

  3. Asa esti tu, Maria .Profesionalism, eleganta, seriozitate si mult suflet. M-ai convins . Seful tau e norocos sa te aiba in echipa. La urmatorul mare eveniment stiu si locatia, dar mai ales stiu organizatorul perfect.

  4. Eu sunt convins! Locaţie de 5 stele, aranjată ca la carte, organizator…..cu experienţă, mai rămâne să îmi găsesc jumătatea……şi o pun de o nuntă….
    Succes!

  5. Pingback: SuperBlog | Proba 11. Rețeta unui eveniment de afaceri reușit

Leave a Reply